1. Alcance y roles
Esta Política explica el tratamiento de datos del sitio y aplicación Nexium AI Connect. Nexium determina finalidades de datos de registro, facturación, soporte y seguridad; las agencias generalmente determinan las finalidades de los expedientes de sus consumidores. La asignación definitiva depende de las actividades reales y leyes aplicables.
2. Datos de usuarios
Podemos tratar nombre, correo, teléfono, agencia, dirección profesional, plan, credenciales o identificadores de autenticación, preferencias, solicitudes de soporte y comunicaciones.
3. Datos técnicos y de pagos
Podemos tratar IP, dispositivo, navegador, sesiones, eventos de seguridad, uso del servicio, facturas, estado de suscripción e identificadores de transacciones. Los procesadores de pago pueden recopilar datos de tarjeta directamente bajo sus políticas.
4. Datos de consumidores en el CRM
Las agencias pueden cargar nombres, contacto, fechas de nacimiento, dependientes, ingresos, pólizas, documentos, notas, AOR, firmas, médicos y medicamentos. La agencia debe contar con fundamento legal y permisos para hacerlo. La disponibilidad de un campo no autoriza cualquier uso.
5. Fuentes y finalidades
Los datos provienen de usuarios, agencias, archivos importados, formularios, integraciones y actividad del servicio. Se usan para operar el CRM, autenticar, facturar, brindar soporte, prevenir fraude, asegurar el servicio, cumplir obligaciones legales y ejecutar instrucciones autorizadas.
6. Titularidad y uso limitado
Nexium no adquiere la propiedad de los expedientes cargados por agencias, no vende sus bases de consumidores y no los utiliza para campañas propias de seguros sin autorización válida. Puede tratar datos para prestar el servicio, protegerlo y cumplir la ley.
7. Inteligencia artificial
Las solicitudes al asistente pueden incluir datos accesibles al usuario, como pólizas, notas y comisiones. Los modelos pueden procesar ese contenido para producir respuestas. Los resultados requieren revisión humana. Las acciones y búsquedas deben respetar permisos entre organizaciones.
8. Proveedores de IA y entrenamiento
Podemos usar proveedores externos de IA sujetos a acuerdos y configuraciones aplicables. No autorizaremos entrenamiento de modelos públicos o compartidos con expedientes confidenciales sin base legal y autorizaciones necesarias. [IDENTIFICAR PROVEEDOR, UBICACIÓN, RETENCIÓN Y CONFIGURACIÓN REAL ANTES DE PUBLICAR].
9. Registros de IA
Podrán conservarse solicitudes, respuestas y eventos de ejecución para funcionamiento, auditoría, soporte y seguridad durante [PLAZO A DEFINIR]. Se aplicarán controles de acceso apropiados.
10. Información médica y HIPAA
Los campos de médicos y medicamentos pueden contener información sensible. HIPAA se aplica según la naturaleza de los datos y las entidades involucradas. Si Nexium actúa como Business Associate, serán necesarios los acuerdos y controles correspondientes; esta Política no constituye un BAA.
11. Firmas, autorizaciones y comunicaciones
La Plataforma puede tratar documentos AOR, firma electrónica, fecha, hora e identificadores de auditoría. Para WhatsApp, correo o SMS, pueden transmitirse datos a proveedores externos y la agencia debe obtener consentimientos exigidos para sus comunicaciones.
12. Proveedores y subprocesadores
Podemos recurrir a alojamiento, bases de datos, pagos, comunicaciones, IA, seguridad y soporte. Se limitará el acceso según la finalidad y los contratos correspondientes. [PUBLICAR LISTA O CATEGORÍAS REALES DE PROVEEDORES Y PROCEDIMIENTO DE CAMBIOS].
13. Seguridad y separación de cuentas
Mantendremos medidas de seguridad razonables y apropiadas al riesgo, incluidas restricciones de acceso y protección entre agencias. No se garantiza seguridad absoluta. [DESCRIBIR ÚNICAMENTE CONTROLES IMPLEMENTADOS Y VERIFICADOS].
14. Acceso del personal
Personal y contratistas autorizados podrán acceder a datos solo cuando sea necesario para soporte, operaciones, seguridad o cumplimiento legal, sujetos a controles y obligaciones de confidencialidad apropiados.
15. Cookies y analítica
Se pueden usar cookies necesarias para autenticación, preferencias y seguridad. Si se usan analítica, publicidad o seguimiento no esencial, se proporcionarán avisos y controles o consentimiento cuando la ley lo exija. [IDENTIFICAR HERRAMIENTAS REALES].
16. Comunicaciones propias
Podemos enviar avisos operativos, de facturación, soporte y seguridad. Las comunicaciones promocionales se sujetarán a mecanismos de exclusión y requisitos legales aplicables.
17. Conservación
Se conservan datos durante los períodos necesarios para servicio, seguridad, obligaciones fiscales y legales. Expedientes, conversaciones IA, logs y respaldos pueden tener plazos diferentes. [DEFINIR TABLA DE RETENCIÓN REAL].
18. Exportación, cancelación y eliminación
Los usuarios autorizados podrán exportar datos mediante funciones disponibles. Tras la cancelación, se aplicarán períodos documentados de recuperación y eliminación, sujetos a obligaciones legales y ciclos de respaldo. [DEFINIR PLAZOS].
19. Derechos y solicitudes
Según la jurisdicción, pueden existir derechos de acceso, corrección, eliminación, portabilidad y exclusión de ciertos usos. Los consumidores cuyos expedientes gestiona una agencia deben contactar preferentemente a esa agencia; Nexium colaborará cuando corresponda. Contacto: contact@nexiumaisolutions.com.
20. Privacidad estatal
Determinadas leyes estatales, incluidas las de California cuando resulten aplicables, pueden exigir avisos y derechos adicionales. Nexium publicará suplementos específicos si sus operaciones están sujetas a ellos.
21. Menores
El servicio no está destinado a que menores creen cuentas. Las agencias pueden registrar dependientes menores cuando estén legalmente autorizadas; esos datos requieren protección apropiada.
22. Transferencias internacionales
Los datos pueden tratarse en jurisdicciones donde operen Nexium o sus proveedores. Se aplicarán salvaguardas y avisos exigidos cuando existan transferencias sujetas a reglas específicas. [VERIFICAR UBICACIONES].
23. Incidentes y solicitudes legales
Investigaremos incidentes y notificaremos a los destinatarios correspondientes conforme a leyes y acuerdos aplicables. Podremos divulgar información en respuesta a requerimientos legales válidos, limitándola cuando proceda.
24. Operaciones corporativas y cambios
En una fusión o adquisición, los datos podrán transferirse sujetos a compromisos aplicables. Cambios materiales de esta Política se notificarán cuando sea requerido.
25. Contacto
Entidad: [NOMBRE LEGAL]. Dirección: [DIRECCIÓN]. Consultas y solicitudes: contact@nexiumaisolutions.com. Sitio: nexiumaisolutions.com.